A Transformação Digital é um caminho evidente para a melhoria dos Serviços Públicos, seja para a entrega de serviços de qualidade aos cidadãos, seja como forma de controlar o fluxo dos processos e serviços realizados e compará-los com os resultados esperados pela Administração.
Esse estudo confirma alguns dos benefícios esperados e levanta outros que poderíamos considerar como adicionais.
Principais Fatores para o Sucesso da Implementação
As três instituições analisadas, PM-PR, TJ-PR e TCE-PR, apresentaram características distintas para as estratégias de implementação. O TCE-PR foi o que reuniu os melhores procedimentos de plano de trabalho de implementação. Mesmo assim, esta estratégia foi pontual. O Tribunal possui conceitos mais maduros de Gestão de Projetos, mas a sua condução depende muito de cada profissional responsável.
A PM-PR não possui procedimento formal para uma estratégia de implementação de Projetos de Transformação Digital. Os projetos foram comandados para os seus responsáveis técnicos e cada um seguiu um trabalho informal para troca de experiência entre os profissionais envolvidos.
O Projeto do Inquérito Digital foi muito peculiar. Precisou da participação direta de pelo menos 5 órgãos diferentes, TJ-PR, MP-PR, PC-PR, PM-PR e Celepar. Cada um com um nível diferente de maturidade para implementação de Transformação Digital e principalmente diferentes plataformas de infraestrutura para desenvolvimento de sistemas. Nesse projeto não havia um plano individual de cada órgão para a estratégia de implementação e consequentemente também não havia para o projeto realizado em grupo.
Independente da cultura hierárquica dos órgãos de governo analisados, civil ou militar, ficaram evidentes alguns fatores em comum aos projetos que foram determinantes para a obtenção de sucesso na implementação: 1) Comunicação Eficaz da Alta Gestão; 2) Engajamento direto da Alta Gestão; 3) Sensibilização dos envolvidos; 4) Mudança de cultura através da capacitação; e 5) Engajamento do corpo de colaboradores. Sendo assim, esses fatores identificados foram os mais significativos para mudar a Cultura organizacional em vigor.
Comunicação Eficaz da Alta Gestão
A comunicação eficaz da alta gestão é o primeiro fator que percebemos em comum nas Instituições Públicas analisadas. Constatou-se que a deliberação para a implementação sempre partiu de uma pessoa pertencente ao quadro da direção da instituição que demonstrou claramente o interesse pelo projeto. As informações foram apresentadas inicialmente em uma reunião com a presença dos envolvidos responsáveis pela implementação e com os principais beneficiados diretos com a solução proposta. Essas apresentações foram também formalizadas via documento interno estabelecendo poderes aos executores.
No decorrer do prazo de execução dos projetos, percebeu-se em todos os casos analisados, que a alta gestão comunicou e defendeu os interesses dos mesmos, agindo sempre para que os planos que os integravam tivessem sempre a prioridade e os recursos necessários, na medida adequada.
Os resultados de estudos empíricos indicam que os fatores críticos que contribuem para o sucesso de um projeto incluem o engajamento da alta Gestão, comunicação eficaz, clareza de propósitos e objetivos do projeto, e participação das partes interessadas (OFORI, 2013)
Engajamento direto da Alta Gestão
Tão importante quanto a Determinação da Alta Gestão, a participação efetiva dessa mesma alta gestão nas atividades dos projetos foi outro fator comum que identificamos nas implementações de sucesso. Os projetos selecionados tiveram a participação da alta gestão principalmente nas reuniões de acompanhamento de evolução. Os gestores dos projetos entenderam essas ações como importantes para reforçar o interesse da instituição pelo sucesso da implementação.
Os profissionais especialistas em gestão de projetos identificam claramente o envolvimento da Alta Direção como um importante fator para o sucesso de um projeto, conforme ressalta Vezzoni et al. (2013) à revista de Gestão e Projetos aonde ele reforça que o envolvimento da alta administração devido ao seu poder de decisão, aumenta a probabilidade de projetos atingirem sucesso.
Em documento elaborado pela UFRGS durante o XX SEMEAD Seminários em Administração (2017) são tratados os principais FCS – Fatores Críticos de Sucesso em Projetos e dentro os 25 autores mencionados no relatório, 20 mencionam que o envolvimento da alta gestão é mandatório para a obtenção de sucesso na realização de um projeto.
Sensibilização dos envolvidos
A existência de ações de sensibilização é um fator importante para agregar engajamento e dedicação dos envolvidos. Percebemos que alguns projetos, mesmo alguns que não foram aqui analisados, apresentavam a necessidade de uma sensibilização imediata para que os envolvidos se empenhassem para a sua implementação.
Os projetos selecionados foram sensibilizados pela ação da alta gestão e seus principais responsáveis que expuseram a importância do projeto e construíram o envolvimento da equipe a partir de reuniões onde foram apresentados os impactos da implementação e principalmente a situação sem a ferramenta de Transformação Digital. O TCE-PR fez uma explanação clara do tamanho do problema com a gestão dos processos em papel e os impactos que na vida dos profissionais da instituição. A PM-PR ressaltou a necessidade de redução de custos e tempo no atendimento dos processos. Além disso, interrompeu alguns processos internos manuais do departamento de Recursos Humanos que passaram a ser somente pelas vias digitais. O TJ-PR praticamente usou a comoção pública a favor da sensibilização de sua equipe. Essa sensibilização criou um Fator de Conscientização que aproximou os times de outras secretarias também envolvidas no processo: SESP (Secretaria de Segurança Pública) e MP-PR (Ministério Público do Paraná).
Ficou claro através do estudo destes três casos que, o engajamento dos envolvidos e a sensibilização foram os diferenciais para o sucesso dos projetos. Segundo Montes (2017), não engajar as pessoas em seus projetos é similar a trilhar seu caminho sozinho. Sem a ajuda de alguém, é praticamente impossível alcançar grandes realizações. Para Beringer et. al. (2013) o engajamento das partes interessadas é crítico para o sucesso do gerenciamento do portfólio de projetos, e reflete diretamente na eficiência no gerenciamento.
Capacitação e engajamento dos colaboradores.
Segundo Sutherland (2014), um dos criadores do método Scrum, o desenvolvimento e o treinamento da equipe são fatores primordiais para o sucesso de um projeto. Scrum é uma metodologia ágil de gestão de projetos bastante utilizada em ambientes de extrema incerteza, como projetos de tecnologia da informação. Contudo, vem sendo aplicada em outras áreas, pois facilita o entendimento do fluxo de desenvolvimento do projeto.
O método Scrum dentro de sua abordagem gerencial de recursos humanos, propõe inicialmente um Release Planning onde todas as áreas ligadas ao projeto são convidadas a participar do planejamento para se sentirem protagonistas das mudanças. A cada reunião denominada Sprint, há uma dosagem de motivação, fazendo com que o time trabalhe com um único objetivo final. Durante o Sprint inicial, são mapeadas todas as necessidades de treinamentos e especialização dos membros da equipe de desenvolvimento do projeto para que estejam aptos a realizar as tarefas propostas durante o projeto e replica-las após a sua finalização. Esse sentimento de pertencimento associado à capacitação promove a sensibilização e o engajamento da equipe trazendo produtividade e agilidade aos projetos.
A Transformação Digital requer mudança de Cultura e neste âmbito essa mudança foi superada pela PM, pelo TJ e pelo TCE em alguns aspectos por meio do engajamento da gestão, da sensibilização dos colaboradores e da capacitação de todos os envolvidos na sua implementação.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Transformação Digital é inevitável, pois atua como impulsionadora da eficiência e da produtividade organizacional, corrigindo distorções e falhas nos processos e aumentando o desempenho no atendendo às exigências dos clientes e usuários. Entretanto, o processo de implementação ainda é uma barreira a ser vencida. Existem muitas tecnologias que não conseguem ser utilizadas em sua plenitude ou simplesmente não saíram do projeto, apesar da disponibilidade de recurso financeiro, do enorme esforço de pessoas e da necessidade evidente pela solução. Por isso, o presente trabalho analisou projetos implementados com sucesso na Administração Pública para identificar fatores comuns e fundamentais que pudessem levar a uma estratégia eficaz para a implementação de uma transformação digital.
A correta análise dos projetos de implementação requer um conhecimento maior das informações e dos conceitos relacionados à transformação digital. Por esse motivo, estudou-se conceitos gerais da administração que definem produtividade e efetividade. Também foram analisados os conceitos dos agentes transformadores e algumas das principais tecnologias da transformação digital utilizadas nos projetos. Outro grupo importante de informações estudado foi o das recomendações governamentais, sobretudo as do Governo Federal. Existem estudos que apresentam recomendações específicas para a Transformação Digital. Somente após esse embasamento foram analisadas as estratégias de projetos realizados em 3 Instituições da Administração Pública do Governo do Paraná: Polícia Militar (PM-PR), Tribunal de Justiça do Paraná (TJ-PR) e Tribunal de Contas do Estado (TCE-PR).
O estudo dos projetos do Governo do Paraná permitiu a constatação de que as soluções implementadas trouxeram melhorias significativas na qualidade dos serviços prestados ao cidadão. Mais que simples melhoria de processos e serviços, constatou-se que no TJ-PR e PC-PR a tecnologia salvou vidas agilizando soluções de segurança pública. A transformação digital garantiu ao TCE-PR maior poder de auditoria que significa mais recursos para a população por permitir transparência nas contas públicas minimizando desvio de verbas e beneficiando prestação de contas dos gestores dedicados e corretos. A PM-PR melhorou seu foco na segurança pública reduzindo esforço e custo burocrático na gestão dos processos. Menos pessoas envolvidas em tramitação de documentos e maior o efetivo de policiais trabalhando para a defesa do cidadão.
Em relação a pergunta problema: qual a estratégia mais apropriada para a implementação da Transformação Digital de forma eficaz nas instituições públicas? a resposta foi obtida, pois ao serem relacionados os fundamentos e os conceitos, conhecidas as recomendações do Governo e identificadas as estratégias utilizadas nos projetos implementados com sucesso, pode-se concluir que 4 fatores são fundamentais para uma implementação de transformação digital de sucesso: 1) Comunicação Eficaz – Determinação contínua principalmente pela alta gestão exaltando o propósito e delegando poderes para os responsáveis; 2) Engajamento direto da Alta Gestão – Participação efetiva junto aos envolvidos no projeto para manutenção do entusiasmo da equipe; 3) Capacitação – A formação dos envolvidos na implementação e dos usuários é muito importante para identificar a necessidade de ajustes e tirar melhor proveito do uso da ferramenta; e 4) Sensibilização – Atuação conjunta principalmente dos responsáveis pela implementação para destacar o importante propósito e os benefícios que serão produzidos pela tecnologia.
A vasta disponibilidade de informações sobre o tema Transformação Digital, principalmente sobre seu impacto positivo, e a disponibilidade de material sobre a sua importância de aplicação na administração pública, sugeria um caminho claro para conhecer os principais fatores de sucesso de uma implementação de transformação digital. Entretanto, percebe-se uma significativa distância entre os conceitos aplicados da administração moderna no mundo corporativo e as realidades da administração pública, sobretudo no cenário de projetos acessados do Governo do Paraná, onde o êxito aconteceu mais pela combinação de empenhos individuais de pessoas afins entre si do que pela gestão do projeto.
Os materiais disponíveis sobre os projetos analisados são superficiais e destinam maior atenção à capacitação de usuários e descritivos das funcionalidades das tecnologias, praticamente não há material sobre o planejamento da implementação. Mesmo as orientações do Governo Federal sobre a importância da transformação digital são também focadas em conceitos e pouco descrevem sobre requisitos de projeto para uma implementação com sucesso.
Os 4 fatores identificados são fundamentais, porém, não são suficientes para garantir o sucesso, a missão é árdua, a mudança de cultura está quase sempre envolvida na implementação de novas tecnologias. Por isso, a improvisação, como método, deveria ser exceção na implementação de transformação digital.
Sendo assim, as instituições deveriam trabalhar no desenvolvimento de um manual de melhores práticas para que essas inteligências possam ser compartilhadas em um comitê de melhoria contínua. Mais importante que conter melhores práticas, este documento precisa ser para a definição de recursos e poderes para a realização dos trabalhos. Os projetos devem iniciar somente após definidos claramente que existem os requisitos mínimos para sua realização.
Contudo fica evidente nesta pesquisa que, dificilmente uma instituição alcançará os resultados esperados em processos de mudanças, seja ela pública ou privada, sem levar em consideração a Cultura Organizacional, a qual sugere-se uma pesquisa complementar aprofundada sobre o tema.
Esse estudo confirma alguns dos benefícios esperados e levanta outros que poderíamos considerar como adicionais.
Principais Fatores para o Sucesso da Implementação
As três instituições analisadas, PM-PR, TJ-PR e TCE-PR, apresentaram características distintas para as estratégias de implementação. O TCE-PR foi o que reuniu os melhores procedimentos de plano de trabalho de implementação. Mesmo assim, esta estratégia foi pontual. O Tribunal possui conceitos mais maduros de Gestão de Projetos, mas a sua condução depende muito de cada profissional responsável.
A PM-PR não possui procedimento formal para uma estratégia de implementação de Projetos de Transformação Digital. Os projetos foram comandados para os seus responsáveis técnicos e cada um seguiu um trabalho informal para troca de experiência entre os profissionais envolvidos.
O Projeto do Inquérito Digital foi muito peculiar. Precisou da participação direta de pelo menos 5 órgãos diferentes, TJ-PR, MP-PR, PC-PR, PM-PR e Celepar. Cada um com um nível diferente de maturidade para implementação de Transformação Digital e principalmente diferentes plataformas de infraestrutura para desenvolvimento de sistemas. Nesse projeto não havia um plano individual de cada órgão para a estratégia de implementação e consequentemente também não havia para o projeto realizado em grupo.
Independente da cultura hierárquica dos órgãos de governo analisados, civil ou militar, ficaram evidentes alguns fatores em comum aos projetos que foram determinantes para a obtenção de sucesso na implementação: 1) Comunicação Eficaz da Alta Gestão; 2) Engajamento direto da Alta Gestão; 3) Sensibilização dos envolvidos; 4) Mudança de cultura através da capacitação; e 5) Engajamento do corpo de colaboradores. Sendo assim, esses fatores identificados foram os mais significativos para mudar a Cultura organizacional em vigor.
Comunicação Eficaz da Alta Gestão
A comunicação eficaz da alta gestão é o primeiro fator que percebemos em comum nas Instituições Públicas analisadas. Constatou-se que a deliberação para a implementação sempre partiu de uma pessoa pertencente ao quadro da direção da instituição que demonstrou claramente o interesse pelo projeto. As informações foram apresentadas inicialmente em uma reunião com a presença dos envolvidos responsáveis pela implementação e com os principais beneficiados diretos com a solução proposta. Essas apresentações foram também formalizadas via documento interno estabelecendo poderes aos executores.
No decorrer do prazo de execução dos projetos, percebeu-se em todos os casos analisados, que a alta gestão comunicou e defendeu os interesses dos mesmos, agindo sempre para que os planos que os integravam tivessem sempre a prioridade e os recursos necessários, na medida adequada.
Os resultados de estudos empíricos indicam que os fatores críticos que contribuem para o sucesso de um projeto incluem o engajamento da alta Gestão, comunicação eficaz, clareza de propósitos e objetivos do projeto, e participação das partes interessadas (OFORI, 2013)
Engajamento direto da Alta Gestão
Tão importante quanto a Determinação da Alta Gestão, a participação efetiva dessa mesma alta gestão nas atividades dos projetos foi outro fator comum que identificamos nas implementações de sucesso. Os projetos selecionados tiveram a participação da alta gestão principalmente nas reuniões de acompanhamento de evolução. Os gestores dos projetos entenderam essas ações como importantes para reforçar o interesse da instituição pelo sucesso da implementação.
Os profissionais especialistas em gestão de projetos identificam claramente o envolvimento da Alta Direção como um importante fator para o sucesso de um projeto, conforme ressalta Vezzoni et al. (2013) à revista de Gestão e Projetos aonde ele reforça que o envolvimento da alta administração devido ao seu poder de decisão, aumenta a probabilidade de projetos atingirem sucesso.
Em documento elaborado pela UFRGS durante o XX SEMEAD Seminários em Administração (2017) são tratados os principais FCS – Fatores Críticos de Sucesso em Projetos e dentro os 25 autores mencionados no relatório, 20 mencionam que o envolvimento da alta gestão é mandatório para a obtenção de sucesso na realização de um projeto.
Sensibilização dos envolvidos
A existência de ações de sensibilização é um fator importante para agregar engajamento e dedicação dos envolvidos. Percebemos que alguns projetos, mesmo alguns que não foram aqui analisados, apresentavam a necessidade de uma sensibilização imediata para que os envolvidos se empenhassem para a sua implementação.
Os projetos selecionados foram sensibilizados pela ação da alta gestão e seus principais responsáveis que expuseram a importância do projeto e construíram o envolvimento da equipe a partir de reuniões onde foram apresentados os impactos da implementação e principalmente a situação sem a ferramenta de Transformação Digital. O TCE-PR fez uma explanação clara do tamanho do problema com a gestão dos processos em papel e os impactos que na vida dos profissionais da instituição. A PM-PR ressaltou a necessidade de redução de custos e tempo no atendimento dos processos. Além disso, interrompeu alguns processos internos manuais do departamento de Recursos Humanos que passaram a ser somente pelas vias digitais. O TJ-PR praticamente usou a comoção pública a favor da sensibilização de sua equipe. Essa sensibilização criou um Fator de Conscientização que aproximou os times de outras secretarias também envolvidas no processo: SESP (Secretaria de Segurança Pública) e MP-PR (Ministério Público do Paraná).
Ficou claro através do estudo destes três casos que, o engajamento dos envolvidos e a sensibilização foram os diferenciais para o sucesso dos projetos. Segundo Montes (2017), não engajar as pessoas em seus projetos é similar a trilhar seu caminho sozinho. Sem a ajuda de alguém, é praticamente impossível alcançar grandes realizações. Para Beringer et. al. (2013) o engajamento das partes interessadas é crítico para o sucesso do gerenciamento do portfólio de projetos, e reflete diretamente na eficiência no gerenciamento.
Capacitação e engajamento dos colaboradores.
Segundo Sutherland (2014), um dos criadores do método Scrum, o desenvolvimento e o treinamento da equipe são fatores primordiais para o sucesso de um projeto. Scrum é uma metodologia ágil de gestão de projetos bastante utilizada em ambientes de extrema incerteza, como projetos de tecnologia da informação. Contudo, vem sendo aplicada em outras áreas, pois facilita o entendimento do fluxo de desenvolvimento do projeto.
O método Scrum dentro de sua abordagem gerencial de recursos humanos, propõe inicialmente um Release Planning onde todas as áreas ligadas ao projeto são convidadas a participar do planejamento para se sentirem protagonistas das mudanças. A cada reunião denominada Sprint, há uma dosagem de motivação, fazendo com que o time trabalhe com um único objetivo final. Durante o Sprint inicial, são mapeadas todas as necessidades de treinamentos e especialização dos membros da equipe de desenvolvimento do projeto para que estejam aptos a realizar as tarefas propostas durante o projeto e replica-las após a sua finalização. Esse sentimento de pertencimento associado à capacitação promove a sensibilização e o engajamento da equipe trazendo produtividade e agilidade aos projetos.
A Transformação Digital requer mudança de Cultura e neste âmbito essa mudança foi superada pela PM, pelo TJ e pelo TCE em alguns aspectos por meio do engajamento da gestão, da sensibilização dos colaboradores e da capacitação de todos os envolvidos na sua implementação.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Transformação Digital é inevitável, pois atua como impulsionadora da eficiência e da produtividade organizacional, corrigindo distorções e falhas nos processos e aumentando o desempenho no atendendo às exigências dos clientes e usuários. Entretanto, o processo de implementação ainda é uma barreira a ser vencida. Existem muitas tecnologias que não conseguem ser utilizadas em sua plenitude ou simplesmente não saíram do projeto, apesar da disponibilidade de recurso financeiro, do enorme esforço de pessoas e da necessidade evidente pela solução. Por isso, o presente trabalho analisou projetos implementados com sucesso na Administração Pública para identificar fatores comuns e fundamentais que pudessem levar a uma estratégia eficaz para a implementação de uma transformação digital.
A correta análise dos projetos de implementação requer um conhecimento maior das informações e dos conceitos relacionados à transformação digital. Por esse motivo, estudou-se conceitos gerais da administração que definem produtividade e efetividade. Também foram analisados os conceitos dos agentes transformadores e algumas das principais tecnologias da transformação digital utilizadas nos projetos. Outro grupo importante de informações estudado foi o das recomendações governamentais, sobretudo as do Governo Federal. Existem estudos que apresentam recomendações específicas para a Transformação Digital. Somente após esse embasamento foram analisadas as estratégias de projetos realizados em 3 Instituições da Administração Pública do Governo do Paraná: Polícia Militar (PM-PR), Tribunal de Justiça do Paraná (TJ-PR) e Tribunal de Contas do Estado (TCE-PR).
O estudo dos projetos do Governo do Paraná permitiu a constatação de que as soluções implementadas trouxeram melhorias significativas na qualidade dos serviços prestados ao cidadão. Mais que simples melhoria de processos e serviços, constatou-se que no TJ-PR e PC-PR a tecnologia salvou vidas agilizando soluções de segurança pública. A transformação digital garantiu ao TCE-PR maior poder de auditoria que significa mais recursos para a população por permitir transparência nas contas públicas minimizando desvio de verbas e beneficiando prestação de contas dos gestores dedicados e corretos. A PM-PR melhorou seu foco na segurança pública reduzindo esforço e custo burocrático na gestão dos processos. Menos pessoas envolvidas em tramitação de documentos e maior o efetivo de policiais trabalhando para a defesa do cidadão.
Em relação a pergunta problema: qual a estratégia mais apropriada para a implementação da Transformação Digital de forma eficaz nas instituições públicas? a resposta foi obtida, pois ao serem relacionados os fundamentos e os conceitos, conhecidas as recomendações do Governo e identificadas as estratégias utilizadas nos projetos implementados com sucesso, pode-se concluir que 4 fatores são fundamentais para uma implementação de transformação digital de sucesso: 1) Comunicação Eficaz – Determinação contínua principalmente pela alta gestão exaltando o propósito e delegando poderes para os responsáveis; 2) Engajamento direto da Alta Gestão – Participação efetiva junto aos envolvidos no projeto para manutenção do entusiasmo da equipe; 3) Capacitação – A formação dos envolvidos na implementação e dos usuários é muito importante para identificar a necessidade de ajustes e tirar melhor proveito do uso da ferramenta; e 4) Sensibilização – Atuação conjunta principalmente dos responsáveis pela implementação para destacar o importante propósito e os benefícios que serão produzidos pela tecnologia.
A vasta disponibilidade de informações sobre o tema Transformação Digital, principalmente sobre seu impacto positivo, e a disponibilidade de material sobre a sua importância de aplicação na administração pública, sugeria um caminho claro para conhecer os principais fatores de sucesso de uma implementação de transformação digital. Entretanto, percebe-se uma significativa distância entre os conceitos aplicados da administração moderna no mundo corporativo e as realidades da administração pública, sobretudo no cenário de projetos acessados do Governo do Paraná, onde o êxito aconteceu mais pela combinação de empenhos individuais de pessoas afins entre si do que pela gestão do projeto.
Os materiais disponíveis sobre os projetos analisados são superficiais e destinam maior atenção à capacitação de usuários e descritivos das funcionalidades das tecnologias, praticamente não há material sobre o planejamento da implementação. Mesmo as orientações do Governo Federal sobre a importância da transformação digital são também focadas em conceitos e pouco descrevem sobre requisitos de projeto para uma implementação com sucesso.
Os 4 fatores identificados são fundamentais, porém, não são suficientes para garantir o sucesso, a missão é árdua, a mudança de cultura está quase sempre envolvida na implementação de novas tecnologias. Por isso, a improvisação, como método, deveria ser exceção na implementação de transformação digital.
Sendo assim, as instituições deveriam trabalhar no desenvolvimento de um manual de melhores práticas para que essas inteligências possam ser compartilhadas em um comitê de melhoria contínua. Mais importante que conter melhores práticas, este documento precisa ser para a definição de recursos e poderes para a realização dos trabalhos. Os projetos devem iniciar somente após definidos claramente que existem os requisitos mínimos para sua realização.
Contudo fica evidente nesta pesquisa que, dificilmente uma instituição alcançará os resultados esperados em processos de mudanças, seja ela pública ou privada, sem levar em consideração a Cultura Organizacional, a qual sugere-se uma pesquisa complementar aprofundada sobre o tema.